Wann diese Verfahren zulässig sind
Zwischen offenem und nicht offenem Verfahren dürfen öffentliche Auftraggeber frei wählen. Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft stehen dagegen nur zur Verfügung, soweit das Gesetz es gestattet (§ 119 GWB); die Voraussetzungen für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und den wettbewerblichen Dialog regelt § 14 Abs. 3 VgV.
Typische Anwendungsfälle sind Leistungen, die nicht ohne Anpassung marktverfügbarer Lösungen erbracht werden können, konzeptionelle oder innovative Leistungen und Aufträge, bei denen der Auftragsgegenstand die vorherige Festlegung genauer technischer Spezifikationen nicht zulässt.
Die Wahl der Verfahrensart gehört in die Dokumentation. Sie ist eine begründungsbedürftige Entscheidung und einer der ersten Punkte, die in einem Nachprüfungsverfahren geprüft werden.
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Das Verfahren verläuft in Stufen: öffentlicher Teilnahmewettbewerb, Auswahl der geeigneten Bewerber, Aufforderung zur Abgabe von Erstangeboten, eine oder mehrere Verhandlungsrunden, Aufforderung zur Abgabe endgültiger Angebote, Wertung und Zuschlag. Die Teilnahmefrist beträgt grundsätzlich 30 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung, bei hinreichend begründeter Dringlichkeit mindestens 15 Tage (§ 17 Abs. 2 und 3 VgV). Die Frist für den Eingang der Erstangebote beträgt mindestens 30 Tage - hier gerechnet ab dem Tag nach Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe (§ 17 Abs. 6 VgV). Mit Ausnahme oberster Bundesbehörden kann diese Frist einvernehmlich mit den Bewerbern festgelegt werden; kommt kein Einvernehmen zustande, beträgt sie mindestens zehn Tage (§ 17 Abs. 7 VgV).
Über die endgültigen Angebote wird nicht mehr verhandelt. Der Auftraggeber kann den Auftrag auch auf Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten - dazu muss er sich diese Möglichkeit in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung vorbehalten haben (§ 17 Abs. 11 VgV). Die Verhandlungen selbst darf er in aufeinanderfolgenden Phasen führen und dabei die Zahl der Angebote anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien verringern, wenn er darauf hingewiesen hat (§ 17 Abs. 12 VgV); alle Bieter sind bei den Verhandlungen gleich zu behandeln (§ 17 Abs. 13 VgV).
Wettbewerblicher Dialog
Der wettbewerbliche Dialog beginnt ebenfalls mit einem Teilnahmewettbewerb; die Teilnahmefrist beträgt grundsätzlich 30 Tage (§ 18 Abs. 3 VgV). Anschließend erörtert der Auftraggeber mit den ausgewählten Unternehmen, wie seine Bedürfnisse am besten erfüllt werden können. Die Dialogphase kann in mehreren aufeinanderfolgenden Runden geführt werden, um die Zahl der Lösungen schrittweise zu verringern.
Erst wenn die Lösungen feststehen, erklärt der Auftraggeber den Dialog für abgeschlossen und fordert zur Abgabe endgültiger Angebote auf. Die Dialogphase erzeugt die dichteste Kommunikation aller Verfahrensarten - und die höchste Anforderung an die Trennung von vertraulicher und allgemeiner Information.
Innovationspartnerschaft
Die Innovationspartnerschaft (§ 19 VgV) verbindet Entwicklung und anschließenden Erwerb der entwickelten Leistung in einem Verfahren. Auch sie beginnt mit einem Teilnahmewettbewerb und ist auf mehrere Phasen angelegt. Kommunikativ verhält sie sich wie ein Verhandlungsverfahren mit besonders langer Laufzeit.
Vertraulichkeit in Verhandlungsrunden
Lösungsvorschläge und vertrauliche Informationen eines Unternehmens dürfen ohne dessen Zustimmung nicht an die anderen Teilnehmer weitergegeben werden. Diese Bindung gilt über das Verfahren hinaus und ist einer der Gründe, weshalb Verhandlungsprotokolle nicht in denselben Ablagen liegen sollten wie die allgemeine Verfahrenskommunikation.
Gleichzeitig verlangt der Gleichbehandlungsgrundsatz - für das Verhandlungsverfahren ausdrücklich in § 17 Abs. 13 VgV geregelt -, dass alle Teilnehmer dieselben Rahmenbedingungen erhalten: dieselben Informationen zu Anforderungen und Ablauf, vergleichbare Verhandlungsgelegenheiten, dieselben Fristen für endgültige Angebote.
Was jede Runde dokumentiert hinterlassen muss
- Wer teilgenommen hat, auf beiden Seiten, mit Datum und Dauer.
- Welche Punkte erörtert wurden und mit welchem Ergebnis.
- Welche Festlegungen verbindlich getroffen wurden - und ob sie nur dieses Unternehmen betreffen oder alle.
- Welche Änderungen an den Vergabeunterlagen sich daraus ergeben.
- Wer die daraus folgende allgemeine Auskunft freigegeben hat.
Der letzte Punkt ist die Brücke zwischen den beiden Kanälen: Aus einer vertraulichen Verhandlung kann eine allgemeine Information werden, und dieser Übergang muss eine sichtbare Entscheidung sein - keine Nebenfolge.
Organisatorische Konsequenzen
Drei Dinge halten mehrstufige Verfahren beherrschbar. Erstens getrennte Ablagen für allgemeine und bieterindividuelle Kommunikation, damit eine Verwechslung technisch erschwert wird. Zweitens eine feste Freigabe für alles, was nach außen an alle geht - auch dann, wenn es aus einer Verhandlungsrunde stammt. Drittens ein Verlauf, der die Chronologie über alle Runden hinweg festhält, weil am Ende nicht die einzelne Runde zählt, sondern die Gleichbehandlung über das gesamte Verfahren.
Wie VeRA.KOMM diese Trennung abbildet, beschreiben die Seiten Interne Diskussion und Antwortentwurf und Abstimmung, Freigabe und Rollen.
Häufige Fragen
Wann ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zulässig?
Nur unter den gesetzlich geregelten Voraussetzungen, etwa wenn die Leistung nicht ohne Anpassung marktverfügbarer Lösungen erbracht werden kann oder konzeptionelle beziehungsweise innovative Leistungen betrifft (§ 14 Abs. 3 VgV). Die Wahl der Verfahrensart ist zu dokumentieren.
Müssen Antworten aus Verhandlungsrunden allen Bietern zugänglich gemacht werden?
Das hängt vom Inhalt ab. Betrifft die Auskunft die Vergabeunterlagen, muss sie allen zugehen. Betrifft sie den individuellen Lösungsvorschlag eines Unternehmens, bleibt sie vertraulich.
Darf über endgültige Angebote noch verhandelt werden?
Nein. Über die endgültigen Angebote wird nicht mehr verhandelt.
Was muss aus einer Verhandlungsrunde dokumentiert werden?
Teilnehmer, Datum, erörterte Punkte, getroffene Festlegungen, die daraus folgenden Änderungen an den Vergabeunterlagen und die Freigabe der allgemeinen Auskunft.