Abwesenheit hinterlegen
Im Profil lässt sich ein Abwesenheitszeitraum eintragen - Urlaub, Fortbildung, Kur. Die Angabe ist keine Formalie, sondern für die anderen Beteiligten sichtbar: Wer einen Vorgang zuweisen will, sieht, dass die vorgesehene Person in dieser Zeit nicht arbeitet, und weist ihn jemand anderem zu.
Wichtig ist, was dabei nicht passiert: Die Abwesenheit sperrt nichts. Vorgänge bleiben zugewiesen, Rechte bleiben bestehen, und wer trotz Eintrag hineinschaut, kann normal arbeiten. Sie ist eine Information für das Team, kein Automatismus, der über Zuständigkeiten entscheidet.
Weil die Bearbeitbarkeit ohnehin an der Rolle im Verfahren hängt und nicht an der Zuweisung, kann eine Vertretung einen Vorgang jederzeit übernehmen. Der Wechsel wird im Verlauf festgehalten. Siehe Zuweisung, Zuständigkeit und Vertretung.
E-Mail oder nur im System
Die erste Entscheidung im Profil ist die Frage nach dem Weg. Zwei Einstellungen stehen zur Wahl:
- Benachrichtigung per E-Mail. Sie erfahren von Neuem, ohne die Anwendung geöffnet zu haben. Sinnvoll für alle, die nur gelegentlich zuarbeiten - etwa Fachabteilungen, die zweimal im Quartal um eine Einschätzung gebeten werden.
- Nur Benachrichtigungen im System. Meldungen sammeln sich im Posteingang der Anwendung, das Postfach bleibt unberührt. Sinnvoll für alle, die ohnehin täglich in VeRA.KOMM arbeiten.
Die E-Mail selbst enthält keine vertraulichen Inhalte, sondern den Anlass und den Verweis auf den Vorgang. Was intern ist, bleibt damit auch dann im geschlossenen Forum, wenn die Meldung darüber das Haus verlässt.
Welche Ereignisse melden
Die zweite Entscheidung ist der Umfang. Man kann sich über alles informieren lassen, was in den eigenen Verfahren passiert - oder den Kreis enger ziehen:
| Einstellung | Sinnvoll für |
|---|---|
| Nur zugewiesene Vorgänge | Fachabteilungen und alle, die punktuell zuarbeiten. Es meldet sich nur, was tatsächlich auf dem eigenen Tisch liegt. |
| Vorgänge, die auf meine Abstimmung warten | Abstimmende und Zeichnungsberechtigte, die nicht in der Bearbeitung stecken, aber nicht zum Engpass werden wollen. |
| Alle Vorgänge meiner Verfahren | Die Vergabestelle, die den Überblick über das gesamte Verfahren braucht. |
Fristen bilden dabei die Ausnahme, die man sinnvollerweise nicht abschaltet: Der Hinweis auf eine näher rückende oder überschrittene Frist bezieht sich immer auf die eigenen Vorgänge und ist der Grund, warum es die Benachrichtigung überhaupt gibt.
Tägliche Zusammenfassung
Statt jeder einzelnen Meldung lässt sich eine tägliche Zusammenfassung wählen: eine Nachricht, die zusammenfasst, was seit gestern passiert ist - neue Zuweisungen, offene Abstimmungen, Vorgänge, deren Frist näher rückt.
In der Praxis ist das die Einstellung, mit der die meisten Beteiligten arbeiten. Sie hält das Postfach ruhig und stellt trotzdem sicher, dass nichts unbemerkt liegen bleibt - besonders in Phasen, in denen viele Rückfragen gleichzeitig eintreffen und jede einzelne Meldung untergehen würde.
Profilfoto
Wer möchte, hinterlegt im Profil ein Foto. Es erscheint klein in der Vorgangsübersicht bei der zugewiesenen Person, in der Beteiligtenliste und an den eigenen Beiträgen im Verlauf.
Der Nutzen ist nicht dekorativ. In einer Liste mit sechzig Vorgängen erkennt man an einem Gesicht schneller, wer zuständig ist, als an einem Namen in Grauschrift - und in Verfahren mit Beteiligten aus mehreren Häusern hilft es, Personen auseinanderzuhalten. Ohne Foto steht an derselben Stelle ein Monogramm aus den Initialen; externe Konten bleiben in beiden Fällen als extern gekennzeichnet.
Passwort und Konto
Das eigene Passwort lässt sich im Profil jederzeit ändern. Daneben stehen dort die Angaben zur Person - Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Organisation - sowie die Übersicht der eigenen Rollen je Verfahren. Diese Übersicht ist nur informativ: Rollen vergibt die Forenmoderation des jeweiligen Verfahrens, nicht die Person selbst. Siehe Die vier Forenrollen.
Warum das im Profil liegt
Benachrichtigungen zentral für alle festzulegen, führt regelmäßig zu einem von zwei Ergebnissen: Entweder sie sind so sparsam eingestellt, dass Wichtiges untergeht, oder so großzügig, dass sie ignoriert werden. Beides kostet am Ende dieselbe Frist.
Die Entscheidung gehört deshalb zu der Person, die mit den Meldungen leben muss. Was für die Vergabestelle die richtige Einstellung ist, ist für eine Fachabteilung mit zwei Vorgängen im Quartal die falsche - und umgekehrt.
Häufige Fragen
Sperrt eine hinterlegte Abwesenheit meine Vorgänge?
Nein. Die Abwesenheit ist eine Information für die anderen Beteiligten. Zuweisungen und Rechte bleiben bestehen, eine Vertretung kann den Vorgang jederzeit übernehmen.
Kann ich E-Mail-Benachrichtigungen ganz abschalten?
Ja. Dann sammeln sich die Meldungen ausschließlich im Posteingang der Anwendung.
Stehen vertrauliche Inhalte in der Benachrichtigungs-E-Mail?
Nein. Die E-Mail nennt den Anlass und verweist auf den Vorgang; die Inhalte bleiben im geschlossenen Forum.
Was enthält die tägliche Zusammenfassung?
Was seit dem Vortag passiert ist: neue Zuweisungen, offene Abstimmungen und Vorgänge, deren Frist näher rückt.
Wo erscheint das Profilfoto?
Klein in der Vorgangsübersicht bei der zugewiesenen Person, in der Beteiligtenliste und an den eigenen Beiträgen. Ohne Foto steht dort ein Monogramm aus den Initialen.
Kann ich mir im Profil selbst Rechte geben?
Nein. Das Profil zeigt Ihre Rollen nur an. Vergeben werden sie vom Forenmoderator des jeweiligen Verfahrens.