Ein Vorgang statt vieler Mails
Original, interne Diskussion, Antwortentwurf und Veröffentlichungsfassung liegen zusammen - statt verteilt über Postfächer und Laufwerke.
Für Vergabestellen und Aufgabenträger
Vergabekommunikation an einem Ort.
VeRA.KOMM bündelt Rückfragen, Themen und Aufgaben im Vergabeverfahren. Fachlich abstimmen, rollenbasiert freigeben, für die Veröffentlichung vorbereiten - alles in einer Anwendung.
Übersicht behaltenVorgänge nach Status, Fachbereich und Fälligkeit filtern01 / 03
OrganisierenAbstimmenDokumentieren
Workflow
Jede Rückfrage. Ein klarer Weg.
Strukturiert, nachvollziehbar, effizient - vom Erfassen bis zum vorbereiteten Veröffentlichungslauf.
- 1Rückfrage anlegen
Bieterrückfragen erfassen, Veröffentlichungsfassung vorbereiten und Bearbeiter und Frist zuordnen.
- 2Zusammen bearbeiten
Intern diskutieren, fachlich einordnen und Expertise zusammenführen.
- 3Antwortvorschlag formulieren
Den Konsens der Beteiligten in einem Antwortvorschlag bündeln.
- 4Abstimmen
Entscheidungsträger geben die finale Version frei.
- 5Veröffentlichungslauf vorbereiten
Freigegebene Antworten auswählen und als PDF exportieren.
Der Unterschied im Alltag
Kommunikation, die nicht zwischen Postfächern verloren geht.
VeRA.KOMM bildet Zuständigkeiten, Fristen und Entscheidungen in einem fachlichen Zusammenhang ab.
Fristen sichtbar machen
Fälligkeit, letzte Bearbeitung und Status zeigen, was jetzt wichtig ist.
Freigaben festhalten
Abstimmung und Freigabe sind ein nachvollziehbarer Schritt im Ablauf.
Zusammenarbeit mit Grenzen
Was intern ist, bleibt intern.
Wie externe Beteiligte rollenbasiert mitarbeiten und welche Schutzvorkehrungen gelten, erläutert auch unser Bereich Sicherheit, Hosting und Datenschutz.
Geschlossenes Forum
Bieter haben keinen Zugang. Nach außen geht nur die freigegebene Veröffentlichungsfassung.
Rollenbasierte Sichtbarkeit
Interne und externe Beteiligte bedarfsorientiert einbinden.
Protokollierter Verlauf
Nachvollziehbare Dokumentation aller Entscheidungsprozesse.
Vorgangsarten
Für jede Phase des Verfahrens die passende Vorgangsart.
Rückfrage, Thema und Aufgabe lassen sich jederzeit anlegen und werden in derselben Liste geführt. Entwickelt sind sie jeweils für einen anderen Abschnitt des Verfahrens.
RF
Rückfrage
Teilnahmewettbewerb und Angebotsphase
Die Frage eines Bieters zu Teilnahmeunterlagen, Eignungskriterien oder Leistungsbeschreibung - mit Portal-ID, Fachbereich, Zuweisung und Auskunftsfrist. Sie durchläuft Antwortentwurf, Abstimmung und Freigabe und endet mit Export der Veröffentlichungsfassung.
TH
Thema
Vorbereitung und Wertung
Die interne Klärung ohne Veröffentlichung - Wertungsschema, Losaufteilung, Vertragsklausel, spätere Aufklärung und Wertung der Angebote. Eine Abstimmung über den Festlegungsvorschlag lässt sich bei Bedarf aktivieren.
AU
Aufgabe
Über die gesamte Verfahrensdauer
Für alles, was keinen Beschluss braucht, sondern jemanden, der es tut. Vermerk schreiben, Auszug einholen, Nachweise prüfen. Die Aufgabe geht direkt an die Zuständigen und endet bei „Erledigt“ - ohne Umweg über die Abstimmung.
Kontakt
VeRA.KOMM kennenlernen.
Ob konkrete Frage, Terminwunsch oder erster Eindruck, eine kurze Nachricht reicht, alles Weitere klären wir gemeinsam.
Alternativ: info@verakomm.de
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Ersetzt VeRA.KOMM unser Vergabeportal?
Nein. VeRA.KOMM ist die interne Kommunikations- und Abstimmungsebene innerhalb des Verfahrens. Die Veröffentlichung erfolgt weiterhin in dem von Ihnen präferierten Vergabeportal.
Haben Bieter Zugriff auf die Anwendung?
Nein. VeRA.KOMM ist ein geschlossenes Forum. Zugriff haben nur die von der Vergabestelle eingeladenen Beteiligten.
Können externe Berater und Kanzleien mitarbeiten?
Ja. Ihr Organisationsadministrator lädt Beteiligte selbstständig in der Anwendung ein - mit Name, E-Mail-Adresse und der entsprechenden Rolle, die Sie vergeben. Das gilt für Kolleginnen und Kollegen aus Fachabteilungen ebenso wie für Rechtsanwaltskanzleien, Gutachter und weitere externe Beteiligte; ihre Beiträge sind im Verlauf als extern gekennzeichnet.
Können wir mitten in einem laufenden Verfahren einsteigen?
Ja. Wann Sie einsteigen, bleibt Ihnen überlassen: zum Verfahrensstart oder mitten in der Angebotsphase. Phasen lassen sich bei der Anlage manuell auf abgeschlossen setzen, sodass Sie ab der aktuellen Phase weiterarbeiten.
Welche Verfahrensarten werden unterstützt?
Alle. Sie wählen den Rechtsrahmen - VgV, SektVO, VOB/A oder UVgO - und darin jede zulässige Verfahrensart, vom Offenen Verfahren bis zum Direktauftrag. Die passenden Verfahrensphasen und Fristenfelder sind je Verfahrensart hinterlegt.
Wie ist das Abrechnungsmodell?
Nutzungsbasiert und ohne Dauerabo - abgerechnet nach aktiven Verfahren und aktiven Nutzern. Ein Angebot erhalten Sie auf Anfrage.
Wo werden unsere Daten verarbeitet?
Ausschließlich in der Europäischen Union, bei einem nach ISO 27001 zertifizierten Hosting-Betreiber. Der Betrieb ist DSGVO-konform ausgelegt; mit jedem Kunden wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
Muss die Anwendung bei uns installiert werden?
Nein. VeRA.KOMM ist eine webbasierte Anwendung (Software as a Service) und läuft im Browser - ohne Installation, ohne Server im eigenen Haus und ohne Beteiligung Ihrer IT. Sie erhalten Ihre Zugangsdaten und können sofort beginnen.