Freigegeben heißt noch nicht veröffentlicht
Mit der Freigabe steht fest, welche Antwort gilt. Draußen ist sie damit noch nicht. Zwischen der internen Entscheidung und der Information des Marktes liegt ein eigener Arbeitsschritt: Die freigegebenen Antworten müssen in eine Form gebracht werden, die sich im Vergabeportal an alle Unternehmen verteilen lässt.
Dieser Schritt ist auch fristrelevant. Für die Frage, ob eine Auskunft rechtzeitig erteilt wurde, kommt es nicht auf die interne Freigabe an, sondern auf den Zeitpunkt, zu dem die Information den Bewerbern und Bietern zugänglich gemacht wurde - bei Aufträgen oberhalb der Schwellenwerte spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist (§ 20 Abs. 3 Satz 1 VgV, bei beschleunigten Verfahren vier Tage). Deshalb wird die Veröffentlichung in VeRA.KOMM als eigener Zustand geführt und mit Zeitstempel festgehalten.
Das Antwortdokument
Aus den freigegebenen Vorgängen erzeugt VeRA.KOMM ein PDF: je Rückfrage die Fassung der Frage, die veröffentlicht werden soll, darunter die freigegebene Antwort. Maßgeblich ist die Veröffentlichungsfassung, die bereits beim Anlegen des Vorgangs erstellt wurde - also die redigierte, in der Regel anonymisierte Frage. Wurde nicht redigiert, weil die Frage keine identifizierenden Angaben enthält, erscheint sie im Original.
Das Dokument ist damit genau das, was Bieter erwarten: eine nummerierte, chronologisch geordnete Zusammenstellung von Frage und Antwort, ohne internes Beiwerk und ohne Hinweis darauf, wer gefragt hat.
Den Umfang selbst bestimmen
Wie viele Vorgänge in ein Dokument gehen, entscheidet die Vergabestelle. Die Forenmoderation wählt die freigegebenen Vorgänge aus, die zusammen veröffentlicht werden sollen - eine einzelne dringende Antwort ebenso wie ein Paket von zwanzig Fragen am Ende der Fragefrist.
Optional lassen sich die bereits veröffentlichten Fragen und Antworten desselben Verfahrens mit aufnehmen. Dann erhalten die Unternehmen jedes Mal ein vollständiges, in sich geschlossenes Dokument statt einer Reihe von Teillisten, die sie selbst zusammenhalten müssen. Für die Vergabestelle hat das denselben Vorteil: Es gibt zu jedem Zeitpunkt eine Fassung, die den gesamten Stand der Auskünfte abbildet.
Kopieren statt anhängen
Nicht jede Plattform arbeitet mit Dateianhängen. Manche Portale erwarten den Text der Antwort unmittelbar im Eingabefeld, manche Häuser pflegen die Antworten zusätzlich in einem eigenen Dokument auf dem Laufwerk.
Deshalb lässt sich jedes Frage-Antwort-Paar mit einem Klick in die Zwischenablage übernehmen. Der kopierte Text entspricht dem, was auch im PDF stünde. Von dort geht er direkt in das Vergabeportal oder in eine Word-Datei, ohne Zwischenformatierung und ohne dass Passagen von Hand zusammengesucht werden müssen.
Was nicht mitgeht
Das Antwortdokument enthält ausschließlich Veröffentlichungsfassung und freigegebene Antwort. Der interne Diskussionsverlauf, die Versionen des Antwortvorschlags, die Voten und die Namen der Beteiligten bleiben außen vor - sie gehören in die Verfahrensakte, nicht an den Markt.
Vorgänge, die beim Anlegen als nur an den fragenden Bieter gekennzeichnet wurden, erscheinen nicht im Sammeldokument. Antworten auf Fragen, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse berühren, gehen ausschließlich an das fragende Unternehmen; die Kennzeichnung verhindert, dass sie versehentlich in die allgemeine Bieterinformation geraten.
Was festgehalten wird
Mit der Veröffentlichung wechselt der Vorgang in den Status veröffentlicht. Im Verlauf steht, wann das geschehen ist und durch wen, sowie welche Fassung der Antwort dabei herausgegangen ist.
Das ist die Angabe, die im Vergabevermerk gebraucht wird und die bei einer Rüge als Erstes gefragt wird: Wann hat die Auskunft den Markt erreicht. Sie steht am Vorgang und geht in den Export der Verfahrensakte ein.
Häufige Fragen
In welchem Format wird veröffentlicht?
Als PDF. Zusätzlich lässt sich jedes Frage-Antwort-Paar einzeln in die Zwischenablage kopieren, etwa für die Eingabe direkt im Vergabeportal oder für eine Word-Datei.
Können mehrere Antworten in einem Dokument zusammengefasst werden?
Ja. Die Forenmoderation wählt aus, welche freigegebenen Vorgänge in ein Dokument gehen - von einer einzelnen Antwort bis zum vollständigen Paket am Ende der Fragefrist.
Lassen sich frühere Veröffentlichungen mit aufnehmen?
Ja, optional. Dann enthält jedes neue Dokument auch die bereits veröffentlichten Fragen und Antworten, sodass Bieter stets einen geschlossenen Stand erhalten.
Wird die Originalfrage oder die redigierte Fassung veröffentlicht?
Die Veröffentlichungsfassung, die beim Anlegen des Vorgangs erstellt wurde. Enthält die Frage keine identifizierenden Angaben, ist das die Originalfassung.
Erscheinen Fragen, die nur den fragenden Bieter betreffen, im Sammeldokument?
Nein. Vorgänge mit dieser Kennzeichnung werden nicht in die allgemeine Bieterinformation übernommen.
Versendet VeRA.KOMM selbst an die Bieter?
Nein. Die Zustellung erfolgt über Ihr Vergabeportal. VeRA.KOMM erzeugt das Dokument und hält den Zeitpunkt der Veröffentlichung am Vorgang fest.