Das offene Verfahren
Im offenen Verfahren fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf; jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben (§ 15 Abs. 1 VgV). Es gibt keinen vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb, keine Auswahl der Bieter und keine Verhandlungsrunden.
Der Auftraggeber darf von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig (§ 15 Abs. 5 VgV). Diese Vorschrift ist der Grund, warum die Qualität der Vergabeunterlagen und die Qualität der Antworten auf Bieterfragen im offenen Verfahren zusammen über das Ergebnis entscheiden.
Das nicht offene Verfahren
Das nicht offene Verfahren ist zweistufig. Zuerst fordert der Auftraggeber öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf; aus den geeigneten Bewerbern wählt er anschließend diejenigen aus, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Verhandelt wird auch hier nicht.
Für die Kommunikation bedeutet die zweite Stufe zweierlei: Es gibt zwei Fragephasen statt einer - Fragen zum Teilnahmewettbewerb und Fragen zu den Vergabeunterlagen -, und die Adressatenkreise sind verschieden. Fragen im Teilnahmewettbewerb betreffen alle interessierten Unternehmen, Fragen in der Angebotsphase nur den ausgewählten Bewerberkreis.
Ablauf im Überblick
Die Phasen, in denen Kommunikation entsteht, sind in beiden Verfahrensarten dieselben - im nicht offenen Verfahren nur doppelt:
- Vorbereitung. Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Fristenplan. Interne Klärung, noch ohne Außenwirkung.
- Bekanntmachung. Start der Frist. Ab hier zählt jede Auskunft als Information an den Markt.
- Fragephase. Bieterfragen laufen ein, meist gebündelt gegen Ende. Interne Zuarbeit, Antwortentwurf, Freigabe, Veröffentlichung an alle.
- Angebotsöffnung und Wertung. Aufklärung einzelner Angebote - bieterindividuell und vertraulich, aber dokumentationspflichtig.
- Information und Zuschlag. Information der nicht berücksichtigten Bieter nach § 134 GWB, mögliche Rügen, Zuschlag.
Warum die Fragephase hier entscheidet
Weil nicht verhandelt werden darf, ist die Fragephase im offenen Verfahren die einzige Gelegenheit, Missverständnisse vor der Angebotsabgabe auszuräumen. Eine unklare Anforderung, die bis zum Fristablauf unklar bleibt, führt zu einem von drei Ergebnissen: Die Bieter kalkulieren einen Risikozuschlag, sie geben kein Angebot ab, oder sie rügen.
Deshalb gilt in diesen Verfahrensarten besonders: Eine Antwort, die eine Änderung der Vergabeunterlagen nach sich zieht, muss diese Änderung auch auslösen - es genügt nicht, den Widerspruch nur in der Antwort zu erklären.
Häufige Fragen
Wie lang ist die Angebotsfrist im offenen Verfahren?
Mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung. Akzeptiert der Auftraggeber die elektronische Übermittlung der Angebote, kann er die Frist um fünf Tage auf 30 Tage verkürzen (§ 15 Abs. 2 und 4 VgV).
Darf im offenen Verfahren verhandelt werden?
Nein. Zulässig ist nur die Aufklärung über das Angebot oder die Eignung; Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig (§ 15 Abs. 5 VgV).
Welche Fristen gelten im nicht offenen Verfahren?
Teilnahmefrist und Angebotsfrist betragen jeweils mindestens 30 Tage; bei akzeptierter elektronischer Übermittlung verkürzt sich die Angebotsfrist auf 25 Tage, bei hinreichend begründeter Dringlichkeit auf 10 Tage (§ 16 VgV).
Gibt es im nicht offenen Verfahren zwei Fragephasen?
In der Praxis ja: Fragen zum Teilnahmewettbewerb und Fragen zu den Vergabeunterlagen. Die Adressatenkreise unterscheiden sich, die Gleichbehandlung gilt in beiden Phasen.
Wie heißen diese Verfahren unterhalb der Schwellenwerte?
Öffentliche Ausschreibung und Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb. Dort gilt statt fester Mindestfristen das Gebot der angemessenen Frist.