Jede Verfahrensart hat ihren eigenen Kommunikationsdruck.

Zwei Fragen am Anfang

Am Beginn jedes Verfahrens stehen zwei Festlegungen, die alles Weitere bestimmen. Erstens: Welcher Rechtsrahmen gilt - richtet sich die Vergabe nach der Vergabeverordnung, der Sektorenverordnung, der VOB/A oder nach dem Unterschwellenrecht? Zweitens: Welche Verfahrensart wird gewählt?

Aus beidem ergeben sich die Mindestfristen, die Zahl der Verfahrensphasen und die Frage, ob mit den Unternehmen verhandelt werden darf. Für die Kommunikation folgt daraus der Unterschied zwischen einem Verfahren, in dem es nur eine Fragerunde gibt, und einem, in dem über Monate mit mehreren Bietern parallel gesprochen wird.

Die Verfahrensarten oberhalb der Schwellenwerte

Oberhalb der EU-Schwellenwerte stehen fünf Verfahrensarten zur Verfügung: das offene Verfahren, das nicht offene Verfahren, das Verhandlungsverfahren, der wettbewerbliche Dialog und die Innovationspartnerschaft. Zwischen offenem und nicht offenem Verfahren können öffentliche Auftraggeber frei wählen; die übrigen Verfahrensarten stehen nur zur Verfügung, soweit das Gesetz es gestattet (§ 119 GWB).

Eine Sonderregelung gilt für Personenverkehrsleistungen im Eisenbahnverkehr: Dort stehen dem Auftraggeber das offene und das nicht offene Verfahren, das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, der wettbewerbliche Dialog und die Innovationspartnerschaft nach seiner Wahl zur Verfügung (§ 131 Abs. 1 GWB).

Unterhalb der Schwellenwerte

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt Haushaltsrecht des Bundes und der Länder. Für Liefer- und Dienstleistungen ist das in der Regel die UVgO, soweit sie im jeweiligen Land eingeführt ist; für Bauleistungen die VOB/A Abschnitt 1. Die Bezeichnungen der Verfahrensarten unterscheiden sich: Aus dem offenen Verfahren wird die Öffentliche Ausschreibung, aus dem nicht offenen die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb.

Die Schwellenwerte selbst werden von der Europäischen Kommission alle zwei Jahre überprüft und neu festgesetzt. Prüfen Sie die aktuell geltenden Beträge deshalb immer am Tag der Schätzung des Auftragswerts.

Wo Kommunikation entsteht

Quer über alle Verfahrensarten gibt es sechs Stellen, an denen regelmäßig Kommunikation anfällt:

• In der Vorbereitung. Die Zusammenstellung der Vergabeunterlagen ist der abstimmungsintensivste Abschnitt überhaupt: Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Wertungsschema, Losaufteilung, Vertragsbedingungen und Fristenplan werden zwischen Vergabestelle, Fachbereich, Recht und Bedarfsträger festgelegt. Nach außen wird hier nichts kommuniziert - wohl aber jede spätere Bieterfrage vorbereitet oder verursacht.
• Vor Ablauf der Angebotsfrist. Fragen zu den Vergabeunterlagen - der Hauptanteil, meist gebündelt in den letzten Tagen der Fragefrist.
• Bei Änderungen der Unterlagen. Korrekturen und Klarstellungen, die den Fristenplan berühren.
• In Verhandlungs- und Dialogrunden. Bieterindividuelle Kommunikation, die gerade nicht an alle geht.
• Während Prüfung und Wertung. Nach Angebotsabgabe die Aufklärung einzelner Angebote: Nachforderung von Unterlagen, Klärung von Unklarheiten, Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote. Sie richtet sich an ein einzelnes Unternehmen und darf im offenen und nicht offenen Verfahren nicht in eine Verhandlung übergehen (§ 15 Abs. 5 VgV).
• Nach der Wertung. Information der nicht berücksichtigten Bieter nach § 134 GWB, Reaktion auf Rügen, Zuschlag.

Nur zwei dieser Stellen führen zu einer Veröffentlichung an alle Unternehmen: die Beantwortung von Bieterfragen und die Änderung der Unterlagen. Die übrigen bleiben intern oder bieterindividuell - dokumentationspflichtig sind sie trotzdem, und die interne Abstimmung in der Vorbereitung gehört ausdrücklich dazu (§ 8 Abs. 1 VgV).

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