Zum Vorgang springen, statt ihn zu suchen.

Suche ist Navigation

Der Weg zu einem Vorgang führt in den meisten Anwendungen über eine Liste: Verfahren wählen, Filter setzen, scrollen, Zeile finden, öffnen. Das ist in Ordnung, solange man einen Überblick sucht. Sobald man weiß, wohin man will, ist es ein Umweg - und zwar einer, der sich im Lauf eines Tages vielfach wiederholt.

Im Alltag einer Vergabestelle entsteht diese Situation ständig: Ein Anruf aus der Fachabteilung bezieht sich auf eine bestimmte Rückfrage. Eine Kollegin verweist in der Besprechung auf ein Thema. In einer Mail steht eine Kennung. In all diesen Fällen ist der Vorgang bekannt, nur eben nicht geöffnet.

Die Suche ist deshalb als Sprungfunktion gebaut, nicht als Archivrecherche. Sie ist von jeder Ansicht aus erreichbar, braucht keine Vorauswahl und liefert Treffer, während man tippt.

Der Sprung in Sekunden

Die Suche liegt auf einem Tastenkürzel und ist aus der Kopfzeile jeder Ansicht erreichbar. Der Ablauf besteht aus drei Schritten und keinem weiteren:

• Öffnen. Tastenkürzel oder Klick in das Suchfeld - die Ansicht, in der Sie gerade sind, bleibt erhalten.
• Tippen. Kennung, Stichwort aus dem Betreff oder ein Begriff aus dem Text. Die Trefferliste baut sich mit jeder Eingabe neu auf.
• Springen. Treffer auswählen, der Vorgang öffnet sich direkt an der passenden Stelle.

Wer eine Kennung kennt, ist nach drei Zeichen am Ziel. RF-0007 oder die Portal-Kennung VP-2026-001-0042 führen unmittelbar zum Vorgang, ohne dass vorher das richtige Verfahren ausgewählt sein muss.

Wonach gesucht wird

Damit der Sprung auch dann funktioniert, wenn man sich nur an ein Detail erinnert, greift die Suche auf alle Textbestandteile eines Vorgangs zu:

• interne Kennung und Portal-Kennung
• Betreff und Originalfassung der Bieterfrage
• Beiträge im internen Diskussionsverlauf
• Antwortvorschlag und freigegebene Veröffentlichungsfassung
• Metadaten: Fachbereich, zuständige Person, Verfahren, Vorgangsart

Das ist der praktische Unterschied zu einer reinen Titelsuche. „Die Frage mit der Sitzplatzkapazität" findet man auch dann, wenn das Wort im Betreff gar nicht vorkommt, sondern nur im Text.

Warum verfahrensübergreifend

Wer in einer Vergabestelle arbeitet, führt selten nur ein Verfahren. Eine Sachbearbeiterin betreut parallel mehrere Vergaben, eine Fachabteilung liefert zu mehreren gleichzeitig zu. Müsste die Suche erst auf das richtige Verfahren eingestellt werden, wäre sie in genau den Momenten unbrauchbar, in denen man sie braucht - beim Anruf, in der Besprechung, zwischen zwei Terminen.

Deshalb sucht VeRA.KOMM standardmäßig über alle Verfahren, für die Sie berechtigt sind. Die Einschränkung auf ein Verfahren ist möglich, aber die Ausnahme, nicht die Voraussetzung.

Innerhalb eines Verfahrens gibt es zusätzlich den Volltextfilter direkt auf der Liste: Man tippt, die Liste verkürzt sich, die Ansicht bleibt. Das ist der Fall für das Arbeiten in einem laufenden Verfahren; die übergreifende Suche ist der Fall für den Sprung von irgendwo nach irgendwo.

Treffer richtig lesen

Jeder Treffer nennt das Verfahren, die Kennung, die Vorgangsart, den Status und den Fundort - ob der Begriff im Betreff, im internen Verlauf oder in der freigegebenen Antwort steht. Die Fundstelle wird im Textausschnitt hervorgehoben, sodass vor dem Klick erkennbar ist, ob es der gesuchte Vorgang ist.

Bei gleichlautenden Betreffs in mehreren Verfahren - was häufiger vorkommt, als man denkt - ist die Verfahrensangabe im Treffer das entscheidende Unterscheidungsmerkmal.

Rechte gelten auch in der Suche

Die Suche zeigt ausschließlich Vorgänge aus Verfahren, für die die suchende Person berechtigt ist. Externe Beteiligte springen damit nur innerhalb ihres eigenen Ausschnitts.

Das gilt auch für die Textausschnitte in der Trefferliste: Ein Inhalt, den jemand im Vorgang nicht sehen dürfte, erscheint auch nicht als Vorschau.

Abgeschlossene Verfahren

Für den Blick zurück - „wie haben wir das damals beantwortet?" - ist nicht die Suche das Mittel, sondern die Verfahrensakte. Ein abgeschlossenes Verfahren lässt sich vollständig exportieren und als geschlossener Auszug einsehen: alle Vorgänge in chronologischer Folge, mit Verlauf, Voten und freigegebener Fassung.

Der Grund für diese Trennung ist inhaltlich und organisatorisch. Inhaltlich, weil eine Antwort von damals nur mit ihrem Kontext verwertbar ist - Vergabeunterlagen, Verfahrensart und Rechtslage müssen mitgelesen werden. Organisatorisch, weil abgeschlossene Verfahren nicht dauerhaft in der Anwendung verbleiben: Sie werden nach Ablauf einer vereinbarten Frist gelöscht. Was aufbewahrt werden muss, gehört in Ihre Verfahrensakte, nicht in eine Fachanwendung.

Häufige Fragen