Wer zugestimmt hat, steht im Vorgang - nicht im Postfach.

Freigabe als Verfahrensschritt

In der gelebten Praxis ist die Freigabe einer Antwort oft ein Zuruf: eine Mail mit „von meiner Seite in Ordnung", ein Haken am Rand eines Ausdrucks, im Zweifel ein Gespräch auf dem Flur. Inhaltlich mag das genügen. Als Nachweis genügt es nicht - weder gegenüber der eigenen Revision noch in einem Nachprüfungsverfahren.

VeRA.KOMM macht die Freigabe zu einem Zustand des Vorgangs. Der Status-Workflow führt von offen über in Bearbeitung, Antwort und Abstimmung zu freigegeben und veröffentlicht; daneben steht abgebrochen. Im Status Abstimmung sammelt ein Antwortvorschlag die Voten der beteiligten Personen und wechselt erst dann auf freigegeben, wenn die erforderlichen Zustimmungen vorliegen. Der Zustandswechsel ist an eine Person, einen Zeitpunkt und die zugrunde liegende Version des Vorschlags gebunden.

Der Abstimmungsstand

Solange ein Vorgang in Abstimmung ist, zeigt er, wer zugestimmt hat, wer abgelehnt hat und wessen Rückmeldung noch aussteht. Diese Ansicht beantwortet die Frage, die sonst eine Erinnerungsmail auslöst: Woran hängt es gerade.

Der Stand ist für alle Beteiligten des Vorgangs sichtbar, nicht nur für die Person, die ihn führt. Das nimmt der Vergabestelle die Rolle der Nachhalterin - wer sieht, dass nur noch die eigene Rückmeldung fehlt, muss nicht daran erinnert werden.

Votum und Kommentar

Ein Votum besteht aus der Entscheidung - Zustimmung oder Ablehnung - und einem optionalen Kommentar. Gerade bei einer Ablehnung ist er in der Praxis der eigentliche Wert: Ein Hinweis darauf, was an der Formulierung zu ändern ist, erspart eine weitere Runde.

Die Abstimmung blockiert das Verfahren nicht. Die Forenmoderation kann einen Antwortvorschlag jederzeit freigeben und die Abstimmung beenden - auch wenn noch Rückmeldungen ausstehen oder eine Ablehnung vorliegt. Das ist kein Umgehen des Verfahrens, sondern seine Voraussetzung: Die Verantwortung für die Antwort liegt bei der Vergabestelle, und eine Auskunftsfrist läuft unabhängig davon weiter, ob alle Beteiligten reagiert haben. Festgehalten wird beides - die Freigabe und der Abstimmungsstand, auf dessen Grundlage sie erfolgt ist.

Voten hängen an der Version des Antwortvorschlags, zu der sie abgegeben wurden. Wird der Vorschlag nach einer Ablehnung überarbeitet, ist erkennbar, dass die neue Fassung erneut zur Abstimmung steht. Eine Zustimmung zu Version zwei gilt nicht automatisch für Version drei.

Ablehnung ist kein Rückschritt

Eine Ablehnung setzt den Vorgang nicht zurück auf Anfang. Sie führt ihn in die Bearbeitung zurück, wobei Diskussionsverlauf, bisherige Versionen und der Kommentar zur Ablehnung erhalten bleiben. Der nächste Entwurf setzt auf dem auf, was schon geklärt ist.

Was die Freigabe auslöst

Mit der Freigabe wird die Veröffentlichungsfassung festgeschrieben. Sie ist ab diesem Zeitpunkt der verbindliche Stand und lässt sich für die Veröffentlichung in der Vergabeplattform übernehmen. Ist die Antwort dort allen Unternehmen zugänglich gemacht, wird der Vorgang auf veröffentlicht gesetzt; erst damit verlässt er die aktive Sicht.

Dieser zweite Schritt ist kein Formalismus. Er hält fest, wann die Information den Markt erreicht hat - und das ist der Zeitpunkt, auf den es bei der Sechs-Tage-Schwelle des § 20 Abs. 3 VgV ankommt, nicht die interne Freigabe.

Gleichzeitig entsteht der Eintrag, der später zählt: Freigabe durch Person X am Datum Y auf Grundlage von Version Z. Wie sich dieser Nachweis herausziehen lässt, beschreibt die Seite Export, Akten-Auszug und Fristenkalender.

Wie aus den freigegebenen Antworten das Dokument für die Bieter entsteht, beschreibt die Seite Veröffentlichung: Antwortdokument für alle Bieter.

Die vier Rollen

VeRA.KOMM kennt vier Rollen. Die Organisationsadministration wird je Vergabestelle einmal benannt und gilt für das gesamte Haus; die übrigen Rollen werden je Verfahren vergeben. Sie sind kombinierbar, die Rechte addieren sich.

Organisationsadministration

Verantwortet den Zugang der eigenen Organisation. Sie legt Verfahren an, lädt Nutzer ein und verantwortet Nutzung und Abrechnung. Damit ist sie die einzige Rolle, die kostenauslösende Handlungen vornehmen kann. In den Verfahren ihrer Organisation ist sie zugleich Forenmoderator:in.

Forenmoderator:in

Führt das Forum eines Verfahrens: legt Vorgänge an, weist zu, setzt Fristen, stimmt ab, veröffentlicht und schließt das Verfahren ab. Ein Verfahren kann mehrere Forenmoderator:innen haben. Neue Nutzer anlegen kann diese Rolle nicht - wohl aber bereits aktiven Nutzern weitere Forenrollen zuweisen und ihnen gezielt Lese- oder Exportrechte erteilen. Typischerweise die Vergabestelle.

Mitwirkende:r

Liest, kommentiert im internen Verlauf und formuliert den Antwortvorschlag. Typischerweise Fachabteilung, technische Berater, Kanzlei.

Abstimmende:r

Liest, kommentiert und gibt das Votum zum Antwortvorschlag ab. Typischerweise Rechtsprüfung, Fachbereichsleitung, in größeren Häusern die Zeichnungsberechtigten.

Die Rollenvergabe innerhalb eines Verfahrens liegt bei der Forenmoderation: Sie kann bereits aktiven Nutzern weitere Forenrollen zuweisen und ihnen gezielt das Leserecht oder das Recht zum Erzeugen von Exporten erteilen - etwa der Rechtsabteilung, die einen Auszug für die Akte braucht, oder einer Gremienvertretung, die mitlesen soll. Neue Nutzer ins Haus holen kann nur die Organisationsadministration. Jede Änderung der Beteiligung wird im Verlauf festgehalten.

Externe und interne Konten

Konten tragen ein Merkmal, das sie als intern oder extern ausweist. Externe sehen ausschließlich die Verfahren, für die sie freigeschaltet wurden, und sind in jeder Ansicht als extern erkennbar - in der Beteiligtenliste, bei jedem Beitrag, in jedem Votum.

Häufige Fragen