Ein Verfahren besteht nicht nur aus Bieterfragen.

Drei Werkzeuge, ein Verfahren

Die Bieterfragen laufen über das Vergabeportal, werden per Mail verteilt und irgendwo zusammengeführt. Die offenen Punkte des Verfahrens - Wertungsschema, Losaufteilung, strittige Vertragsklausel - stehen in einer Excel-Liste, die eine Person pflegt und alle anderen in einer veralteten Fassung kennen. Die Zuarbeiten werden mündlich oder per Mail verteilt und in derselben Liste mit einer Spalte „Status" nachgehalten.

Das funktioniert, solange das Verfahren klein ist. Es bricht, sobald es das nicht mehr ist: Die Liste ist nicht mehr aktuell, der Mailverlauf zu einem Punkt liegt bei drei Personen unterschiedlich vor, und niemand kann sagen, ob eine Festlegung getroffen wurde oder nur besprochen.

Der gemeinsame Nenner dieser drei Dinge ist größer, als es zunächst wirkt. Alle drei brauchen eine Zuständigkeit, eine Frist, einen Verlauf, in dem die Beteiligten sich äußern, und ein nachvollziehbares Ende. Genau das leistet ein Vorgang - unabhängig davon, ob er von außen ausgelöst wurde oder von innen.

Die drei Vorgangsarten

Rückfrage, Thema und Aufgabe lassen sich jederzeit anlegen - bei Bedarf gleich mit Dateianhang - und werden in derselben Liste geführt, mit denselben Filtern, denselben Fristenanzeigen und denselben Rollen. Entwickelt sind sie jeweils für einen anderen Abschnitt des Verfahrens.

Rückfrage

Die Frage eines Bieters zu Teilnahmeunterlagen, Eignungskriterien oder Leistungsbeschreibung - mit Portal-Kennung, Fachbereich, Zuweisung und Auskunftsfrist. Sie durchläuft Antwortentwurf, Abstimmung und Freigabe und endet mit dem Export der Veröffentlichungsfassung. Der Ablauf im Einzelnen steht unter Rückfragen und Fristensteuerung.

Thema

Die interne Klärung ohne Veröffentlichung: Wertungsschema, Losaufteilung, Vertragsklausel, später die Aufklärung und Wertung der Angebote. Ein Thema hat dieselbe Struktur wie eine Rückfrage - Verlauf, Zuständigkeit, Frist -, aber kein externes Gegenüber. Statt eines Antwortvorschlags entsteht ein Festlegungsvorschlag, und wer möchte, aktiviert dafür dieselbe Abstimmung wie bei einer Bieterfrage.

Damit wird aus einer Zeile in der Excel-Liste ein Vorgang mit Historie. Am Ende steht nicht „geklärt", sondern eine Festlegung mit Datum, Begründung und - wenn gewünscht - den Voten derer, die zugestimmt haben.

Aufgabe

Für alles, was keinen Beschluss braucht, sondern jemanden, der es tut: Vermerk schreiben, Auszug einholen, Nachweise prüfen, Unterlagen hochladen. Die Aufgabe geht direkt an die Zuständigen und endet bei „Erledigt" - ohne Umweg über die Abstimmung.

Sie ist bewusst schlank gehalten. Wer eine Aufgabe anlegt, soll das in zwanzig Sekunden tun können, sonst wird sie doch wieder zur Mail.

Was dadurch zusammenrückt

Der eigentliche Gewinn entsteht nicht durch die einzelne Vorgangsart, sondern dadurch, dass alle drei im selben Verfahren liegen.

• Eine Liste statt drei. Die Verfahrensübersicht zeigt alles, was offen ist - unabhängig davon, ob es von einem Bieter kommt oder aus dem eigenen Haus. Gefiltert wird nach Art, Status, Fachbereich, Zuständigkeit und Fälligkeit.
• Eine Fristenlogik. Auskunftsfristen, Erledigungstermine und interne Zieldaten laufen über dieselbe Anzeige und denselben Kalenderexport.
• Ein Rechtemodell. Wer in einem Verfahren mitwirkt, arbeitet dort an allen Vorgangsarten - Rückfragen, Themen und Aufgaben gleichermaßen. Für die interne Projektarbeit muss niemand ein zweites Mal eingeladen werden.
• Ein Verlauf. Die Frage eines Bieters, die interne Festlegung dazu und die Aufgabe, die daraus folgte, stehen im selben Verfahren und lassen sich gemeinsam exportieren.

Das ist der Punkt, an dem aus einer Anwendung für Bieterfragen eine Anwendung für die Steuerung des Verfahrens wird.

Was damit entfällt

Nicht entfallen soll das Vergabeportal. Die Veröffentlichung von Antworten und Unterlagen bleibt dort, wo sie hingehört; VeRA.KOMM ist die Ebene davor.

Der Nebeneffekt: die Akte entsteht mit

Themen und Aufgaben sind vergaberechtlich nicht weniger relevant als Bieterfragen. § 8 Abs. 1 und 2 VgV verlangen eine fortlaufende Dokumentation in Textform und nennen dabei ausdrücklich die internen Beratungen. Eine Festlegung zum Wertungsschema gehört damit genauso in den Vermerk wie die Antwort an einen Bieter.

Werden Themen und Aufgaben im selben Verfahren geführt, entsteht diese Dokumentation als Nebenprodukt der normalen Arbeit - und lässt sich am Ende in einem Zug exportieren oder punktuell heranziehen, etwa wenn für den Vergabevermerk eine Zusammenfassung des Verfahrensablaufs zu formulieren ist: Wann wurde eine Festlegung getroffen, wer war beteiligt, welche Erwägungen standen dahinter. Diese Angaben lassen sich direkt aus dem Verlauf der Diskussion ableiten.

Häufige Fragen