Der Vorgang als Klammer
Eine Bieterfrage erzeugt in der Praxis eine Kette von Artefakten: die Originalfrage, mehrere interne Einschätzungen, einen oder mehrere Antwortentwürfe, eine juristische Prüfung, eine Freigabeentscheidung und schließlich die Fassung, die im Vergabeportal veröffentlicht wird. Liegen diese Artefakte in Postfächern, Laufwerken und Gesprächsnotizen verteilt, entsteht der eigentliche Aufwand nicht beim Beantworten, sondern beim Zusammensuchen.
VeRA.KOMM führt diese Kette in einem Vorgang zusammen. Der Vorgang trägt eine interne Kennung (RF-0007), die externe Kennung aus dem Vergabeportal (VP-2026-001-0042), den Fachbereich, die zuständige Person, die Frist und die Angabe, von welchem Unternehmen die Frage stammt. Alles, was zur Frage gehört, hängt an diesem Vorgang - und bleibt dort auch dann auffindbar, wenn die Kollegin, die ihn bearbeitet hat, im Urlaub oder nicht mehr im Haus ist.
Die acht Funktionsbereiche
Die Anwendung gliedert sich in acht Bereiche, die aufeinander aufbauen. Jeder Bereich hat eine eigene Detailseite: Ablauf, Rechtewirkung und typische Fragen aus der Praxis.
Vorgangsarten: Rückfrage, Thema, Aufgabe
Bieterfragen, interne Festlegungen und Zuarbeiten in einer Liste - statt Vergabeportal, Excel und Postfach nebeneinander.
Weiterlesen ›Rückfragen und Fristensteuerung
Ampel nach Bearbeitungsalter, absolute und relative Fristangabe, Filter nach Status, Fachbereich und Zuständigkeit.
Weiterlesen ›Interne Diskussion und Antwortentwurf
Geschlossener Diskussionsverlauf, Antwortvorschlag in Versionen, Redigieren identifizierender Angaben vor der Veröffentlichung.
Weiterlesen ›Abstimmung, Freigabe und Rollen
Abstimmung mit nachvollziehbarem Votum, Freigabe durch berechtigte Rollen, Rechtematrix statt Absprache per Zuruf.
Weiterlesen ›Veröffentlichung: Antwortdokument für alle Bieter
Freigegebene Antworten als PDF zusammenstellen, Umfang frei wählen, frühere Veröffentlichungen optional mit aufnehmen.
Weiterlesen ›Verfahrensübergreifende Volltextsuche
In Sekunden zu einer Rückfrage, einem Thema oder einer Aufgabe springen - ohne Umweg über Verfahrensauswahl und Liste.
Weiterlesen ›Export, Akten-Auszug und Fristenkalender
Vollständiger oder punktueller Export der Kommunikation, Akten-Auszug als PDF, Fristen als Kalendereintrag in Outlook.
Weiterlesen ›Profil, Abwesenheit und Benachrichtigungen
Abwesenheit hinterlegen, Benachrichtigungen je Person steuern - per E-Mail oder nur im System, einzeln oder als tägliche Zusammenfassung.
Weiterlesen ›Rollen entscheiden, was sichtbar ist
VeRA.KOMM kennt vier Rollen: Organisationsadministration, Forenmoderator:in, Mitwirkende:r und Abstimmende:r. Sie werden je Verfahren vergeben und sind kombinierbar, die Rechte addieren sich. Neue Nutzer einladen und Verfahren anlegen kann die Organisationsadministration; innerhalb eines Verfahrens vergibt die Forenmoderation weitere Rollen an bereits aktive Nutzer und kann ihnen Lese- und Exportrechte erteilen. Jede Aktion in der Oberfläche prüft vorher, ob die angemeldete Person sie ausführen darf - eine Schaltfläche, die nicht erlaubt ist, erscheint nicht als Fehlermeldung, sondern gar nicht erst als Angebot.
Das betrifft besonders externe Beteiligte. Eine beauftragte Kanzlei kann in einem Verfahren mitlesen und fachlich beitragen, ohne abstimmen oder freigeben zu können. Externe Konten sind in der Oberfläche durchgehend gekennzeichnet, damit im internen Verlauf jederzeit erkennbar bleibt, wer zum Haus gehört und wer nicht.
Was VeRA.KOMM bewusst nicht tut
VeRA.KOMM ist kein Vergabemanagementsystem und ersetzt keine Vergabeplattform. Die rechtsverbindliche Kommunikation mit den Bietern findet weiterhin dort statt, wo sie stattfinden muss. VeRA.KOMM deckt den Weg davor ab: von der Frage, die bei Ihnen ankommt, bis zur Fassung, die veröffentlicht werden kann.
Dokumentationspflichtig ist gerade dieser Weg: § 8 Abs. 1 VgV nennt die Kommunikation mit Unternehmen und die internen Beratungen ausdrücklich als Teil der laufend zu führenden Dokumentation - also den Teil, der auf der Vergabeplattform gar nicht entsteht.
Häufige Fragen
Ersetzt VeRA.KOMM unsere Vergabeplattform?
Nein. Die Veröffentlichung von Antworten und die verbindliche Kommunikation mit Bietern bleiben in Ihrer Vergabeplattform. VeRA.KOMM organisiert die interne Bearbeitung bis zur freigegebenen Veröffentlichungsfassung.
Können externe Berater eingebunden werden?
Ja. Externe erhalten eine eigene Rolle mit eingeschränkten Rechten und sind in der Oberfläche als extern gekennzeichnet. Sie sehen nur die Verfahren, für die sie freigeschaltet wurden.
Wie wird nachgewiesen, wer eine Antwort freigegeben hat?
Jede Statusänderung, jedes Votum und jede Freigabe wird mit Person und Zeitpunkt im Verlauf des Vorgangs festgehalten und lässt sich als Akten-Auszug exportieren.