IT-Ausschreibungen erzeugen die technischsten Rückfragen.

Wer gemeint ist

Gemeint sind die IT-Dienstleister der öffentlichen Hand: Anstalten des öffentlichen Rechts und Zweckverbände, die für mehrere Länder oder für die Kommunen eines Landes arbeiten, kommunale Rechenzentren, IT-Eigenbetriebe größerer Städte und die IT-Dienstleistungszentren der Länder. Ihre Gemeinsamkeit ist doppelt: Sie sind selbst öffentliche Auftraggeber und damit vergabepflichtig - und sie beschaffen überwiegend nicht für sich, sondern für ihre Träger und Kunden.

Die eigene Leistung geben diese Häuser an ihre Träger in der Regel ohne Ausschreibung ab, soweit die Voraussetzungen einer Inhouse-Vergabe nach § 108 GWB vorliegen. Nach außen gilt das Gegenteil: Jede zugekaufte Lizenz, jedes Betriebspaket, jede externe Entwicklungsleistung durchläuft ein förmliches Verfahren.

Warum IT-Vergaben besonders fragenintensiv sind

Vier Eigenschaften treffen hier zusammen, die es sonst selten gemeinsam gibt.

Der Markt ist fachkundig und aufmerksam. Auf der Bieterseite stehen Hersteller, Systemhäuser, Beratungen und Personaldienstleister mit eigenen Vergabeabteilungen. Sie lesen Leistungsbeschreibungen professionell gegen und stellen Fragen, die auf Widersprüche und Festlegungen zielen.

Die Leistung ist beschreibungsanfällig. Anders als bei einer Bauleistung gibt es für IT kein etabliertes Leistungsverzeichnis. Was genau „Betrieb", „Verfügbarkeit", „Second-Level-Support" oder „Schnittstelle" bedeutet, muss im Einzelfall definiert werden - und genau dort setzen die Rückfragen an.

Das Vertragswerk ist standardisiert, die Auslegung nicht. Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) geben Vertragstypen für Überlassung, Dienstleistung, Pflege, Erstellung, Systemlieferung und Cloud vor. Bieter fragen regelmäßig, welcher Vertragstyp gewählt wurde, wie die vertragsspezifischen Anlagen ausgefüllt sind und wie sich Ihre zusätzlichen Bedingungen dazu verhalten.

Der Bedarf kommt von Dritten. Die fachliche Antwort liegt fast nie in der Vergabestelle, sondern beim technischen Produktverantwortlichen, beim Betrieb, bei der Informationssicherheit oder beim Datenschutz - häufig zusätzlich beim Bedarfsträger, der gar nicht im eigenen Haus sitzt.

Die typische Fragenlage

Die Fragen verteilen sich erfahrungsgemäß auf wiederkehrende Felder:

• Leistungsabgrenzung. Was ist Betrieb, was Pflege, was Weiterentwicklung; welche Leistungen sind optional, welche verbindlich abzurufen.
• Service Level. Definition von Verfügbarkeit, Messpunkt, Servicezeiten, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Behandlung geplanter Wartungsfenster, Malusregelungen.
• Schnittstellen und Bestandsumgebung. Welche Systeme sind angebunden, welche Standards gelten, welche Altlasten werden übernommen.
• Lizenzen und Nutzungsrechte. Umfang der Rechteeinräumung, Nutzung durch die angeschlossenen Bedarfsträger, Übertragbarkeit bei einem Betreiberwechsel.
• Informationssicherheit und Datenschutz. Anforderungen nach IT-Grundschutz, Verarbeitungsorte, Auftragsverarbeitung, Nachweise und Zertifikate.
• Eignung und Referenzen. Vergleichbarkeit von Referenzen, Eignungsleihe, Zertifikate, Nachweise für eingesetztes Personal bei freiberuflicher Unterstützung.
• Wertung. Umrechnung von Preis und Leistung, Bewertung von Testaten, Teststellungen, Konzeptbewertungen.

Jedes dieser Felder hat im Haus eine andere Zuständigkeit. Die Zuordnung zum richtigen Fachbereich ist deshalb der erste Bearbeitungsschritt - und der, an dem in der Mailpraxis die meiste Zeit verloren geht.

Produktneutralität als Dauerthema

In der Leistungsbeschreibung darf nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft, ein besonderes Verfahren, gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verwiesen werden, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden - es sei denn, der Verweis ist durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt. Lässt sich der Auftragsgegenstand anderenfalls nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschreiben, ist ein Verweis ausnahmsweise zulässig, dann aber zwingend mit dem Zusatz „oder gleichwertig" (§ 31 Abs. 6 VgV).

In der IT ist das die meistgestellte Frage überhaupt. Sie kommt in zwei Varianten: „Warum ist Produkt X vorgegeben?" und „Gilt Produkt Y als gleichwertig?" Beide Varianten sind heikel, weil die Antwort vergaberechtlich bewertet werden muss und gleichzeitig technische Tiefe verlangt. Die Antwort entsteht damit fast nie in einem Kopf, sondern aus der Abstimmung von Technik und Vergabestelle, oft unter Beteiligung einer Kanzlei.

Bedarfsträger, die selbst nicht vergeben

Die Besonderheit dieses Anwendungsgebiets ist die Dreiecksbeziehung. Die Vergabestelle führt das Verfahren, die fachliche Zuarbeit kommt aus dem eigenen Haus, und der Bedarf stammt von einer Kommune, einem Ministerium oder einer Hochschule, die das Ergebnis später nutzen wird, am Verfahren selbst aber nicht beteiligt ist.

Eine Bieterfrage zur Leistungsbeschreibung trifft damit regelmäßig eine Festlegung, die der Bedarfsträger getroffen hat. Die Antwort muss mit ihm abgestimmt werden, ohne dass er Einblick in andere Verfahren erhält oder in die Rolle des Auftraggebers rutscht.

VeRA.KOMM bildet das über die verfahrensbezogene Rechtevergabe ab: Der Bedarfsträger erhält ein eigenes Konto, wird als externer Beteiligter gekennzeichnet und in genau dem Verfahren freigeschaltet, das ihn betrifft. Er kann beitragen, die Freigabe bleibt bei der Vergabestelle. Welche Rolle was darf, steht in der Rechtematrix auf der Seite Abstimmung, Freigabe und Rollen.

Rahmenvereinbarungen und Abrufe

Ein großer Teil der IT-Beschaffung läuft über Rahmenvereinbarungen, aus denen viele Stellen über Jahre abrufen. Das verschiebt das Gewicht der Kommunikation nach vorn: Alles, was in der Ausschreibung nicht sauber geklärt wird, begleitet die Vereinbarung über ihre gesamte Laufzeit.

Fragen zu Abrufmechanik, Mengengerüsten, Preisanpassung, Beitrittsberechtigten und zum Verhältnis zwischen Rahmenvertrag und Einzelabruf sind deshalb keine Nebenfragen, sondern die inhaltlich wichtigsten des Verfahrens. Sie verlangen eine Antwort, die auch in vier Jahren noch trägt - und einen Verlauf, aus dem später hervorgeht, wie sie gemeint war.

Verhandlungsverfahren und Dialogphasen

IT-Leistungen werden häufig im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb oder im wettbewerblichen Dialog vergeben, weil marktverfügbare Lösungen angepasst werden müssen. Für die Kommunikation bedeutet das eine zusätzliche Trennlinie: Auskünfte zu den Vergabeunterlagen gehen an alle Unternehmen, bieterindividuelle Verhandlungsinhalte bleiben vertraulich.

Diese Trennung sauber zu halten, ist unter Zeitdruck schwierig - besonders dann, wenn dieselbe Person Verhandlungsrunden führt und allgemeine Fragen beantwortet. Getrennte Bereiche für internen Verlauf und Veröffentlichungsfassung nehmen einen Teil des Risikos aus der Situation. Siehe Interne Diskussion und Antwortentwurf.

Wiederverwendung über Verfahren hinweg

Kaum ein Beschaffungsfeld wiederholt sich so stark wie die IT. Fragen zu EVB-IT-Vertragstypen, zu Auftragsverarbeitung, zu Nachweisen der Informationssicherheit, zur Gleichwertigkeit von Zertifikaten oder zu Barrierefreiheitsanforderungen tauchen in nahezu jedem Verfahren auf - oft wortgleich, gestellt von denselben Unternehmen.

Innerhalb der laufenden Verfahren bringt Sie die verfahrensübergreifende Suche in Sekunden zum vergleichbaren Vorgang - auch dann, wenn er zu einer anderen Vergabe gehört (siehe Verfahrensübergreifende Volltextsuche). Für bereits abgeschlossene Verfahren ist die exportierte Verfahrensakte die Quelle; abgeschlossene Verfahren werden nach Ablauf einer vereinbarten Frist aus der Anwendung gelöscht.

Dokumentation bei langen Vertragslaufzeiten

Rahmenvereinbarungen und Betriebsverträge laufen Jahre. Die Frage, warum eine bestimmte Anforderung so formuliert wurde oder eine Gleichwertigkeit anerkannt wurde, stellt sich deshalb oft lange nach Verfahrensende - beim Abruf, beim Leistungsstreit, beim Betreiberwechsel.

Dokumentation, Vergabevermerk und Angebote sind bis zum Ende der Vertragslaufzeit aufzubewahren, mindestens drei Jahre ab Zuschlag (§ 8 Abs. 4 VgV). Entscheidend ist dabei nicht die Speicherung, sondern die Auffindbarkeit: ein durchsuchbarer Bestand, in dem jede Antwort ihren Verlauf und ihre Freigabe mitbringt.

Häufige Fragen